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Les carnets du Préventeurs

Agenda, préparons 2017 !

Agenda, préparons 2017 !

A l’orée de 2017, si nous pensions à nos agendas ?

Un des maîtres mots dans le domaine de la Prévention et de la Protection au Travail est : ORGANISATION. Selon le dictionnaire Larousse, organiser signifie : « disposer de manière à rendre apte à la vie », une définition qui prend tout son sens dans le cadre du Bien-être au Travail.

Outre l’approche de l’année nouvelle, l’évaluation du temps de travail des Conseillers en Prévention est une question récurrente dans le domaine du Bien-être au Travail : comment déterminer correctement la durée minimale de leurs prestations ? Le paragraphe 2 de l’article 17 de l’A.R. du 27 mars 1998 stipule que :

« L’employeur détermine, après accord préalable du comité, la durée minimale des prestations des conseillers en prévention de sorte que les missions attribuées au service interne puissent toujours être accomplies de manière complète et efficace. [] Par durée des prestations, il convient d’entendre le temps minimal devant être consacré à l’accomplissement des missions et activités attribuées aux conseillers en prévention. »2016-11-12-150-bullet-7-light

Une possibilité est d’organiser son temps de travail avec un agenda classique en prévoyant un système en 2 ou 4 colonnes selon que le Conseiller en Prévention est complètement affecté à cette tâche ou s’il cumule deux fonctions. L’outil présenté ci-dessous propose une autre méthode dans laquelle il est possible d’aborder une gestion dynamique du temps et de la planification ( J ) en utilisant notamment des traceurs et une organisation migratoire des tâches.

Avant de choisir un type d’agenda, il y a une foule de questions que nous pouvons nous poser :

– Préférons-nous un outil papier ou numérique ?

– Quel type d’agenda : taille, poids, rigidité, matière,… ?

– Quels sont mes besoins d’enregistrements ? Agenda, prises de notes, listes, comparatifs,…

– Quels sont mes besoins techniques ? Synchronisation, copies, nombres d’utilisateurs,…

– Quelles sont mes obligations ? Relevés d’activités, statistiques, tâches spécifiques à ma fonction,…

– Ai-je une préférence pour un agenda global ou pour une scission entre agenda privé et agenda professionnel ?

– Etc.

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The Bullet Journal : The analog system for the digital age Ryder Carroll

Parmi la pléthore d’agendas de toutes sortes disponibles au format papier ou numérique, voici une petite exploration d’un outil de plus en plus apprécié que ce soit à titre professionnel ou privé : le Bullet Journal développé par Ryder Carroll ces 3 dernières années et mis dans ces pages à la sauce du Bien-être au travail.

Le Bullet Journal, le roi du tout en un !

Le Bullet Journal est un véritable petit bijou d’ergonomie ! Une de ses forces réside dans sa personnalisation, sa construction en fonction des besoins personnels de chacun et ce, tant pour ses aspects physiques que cognitifs. A priori, le Bullet Journal recourt au bon vieux carnet comme nous l’utilisions au siècle précédent. Mais, comme c’est vous qui allez le créer de toute pièce, vous avez dès le départ le choix du support, et les versions smartphone ou tablette commencent tout doucement à apparaître.2016-11-12-150-bullet-3-light

  • Choisir un support :  cahier paginé ou non, numérotation des semaines, couverture rigide, cahier à anneaux,… Si vous appréciez de démarrer sur une structure imprimée pré-établie, de nombreux planificateurs à anneaux permettent l’ajout de pages soit vierges, soit pré-formatées. Au niveau électronique, les applications disponibles en français sont encore très peu nombreuses et ne proposent pas autant de souplesse que la version papier.
  • Prévoir un espace pour la table des matières qui se construira au fur et à mesure. Classiquement elle est réalisée sous forme linéaire en suivant la numérotation des pages. Il est aussi possible et dynamique de la construire sous forme d’un « mind mapping » en alliant pagination et regroupement des sujets par thèmes ou par catégories : bulles bleues pour les pages de planification mensuelle, bulles jaunes pour les pages de planification hebdomadaire, bulles blanches pour les pages quotidiennes, bulles oranges pour les pages de notes, bulles mauves pour les listes, etc.
Les traceurs de base du Bullet Journal sont les suivants :Un point = une tâche à accomplir

Une étoile = important

Un tiret = une note au cours de la journée

Un cercle = un rendez-vous

Une croix = une tâche accomplie

Un trait = une tâche abandonnée

Une flèche vers la droite = une tâche à reporter au lendemain, à la semaine ou au mois suivant

  • Inventer votre propre légende : une des principales spécificités du format « Bullet Journal » est l’utilisation de traceurs qui vont vous permettre de suivre clairement votre avancement et de bien différencier les informations contenues dans l’agenda. Il est fondamental que la définition des traceurs soit claire tant sur le plan de leur signification que sur le plan graphique. Si par exemple vous assignez les petits triangles aux choses à faire et les grands triangles aux tâches à déléguer, vous risquez vite d’être perdu.2016-11-12-150-bullet-5

Au-delà, à vous de choisir sans être excessif pour maintenir la clarté de l’outil. Prenons le cas d’un Conseiller en Prévention interne occupé à raison de 5h par semaine au sein du Service Interne de Prévention et de Protection au Travail et actif dans le service de maintenance le reste de son temps de travail. La clarification du temps à prévoir pour ce Conseiller en Prévention dans le document d’identification du Service Interne de Prévention et de Protection au Travail pourrait se faire en utilisant par exemple les traceurs suivants :

♥ : Tâche liée au SIPP, prévue

♠ : Tâche liée au SIPP, imprévue

♣ : Tâche liée aux activités de maintenance, prévue

♦ : Tâche liée aux activités de maintenance, imprévue.

La gestion des traceurs permet aussi d’éliminer ce qui n’est pas ou plus nécessaire. Si une tâche n’a pas été accomplie au moment prévu, il est utile de se demander pourquoi, d’évaluer si cette tâche mérite toujours votre temps et s’il est justifié de lui consacrer du temps cette semaine ou ultérieurement (cf. lien vidéo de présentation ci-dessous).2016-11-12-150-bullet-4-light

De plus, le regroupement des traceurs au niveau mensuel permet de suivre sa propre évolution en fonction de certains aspects spécifiques (de plus en plus de ©, de moins en moins de ª) ou en fonction d’objectifs prédéfinis (nombre de visite des lieux de travail… ou d’entrainement à la salle de sport, de repas équilibrés, etc.)

– Calendriers : annuel, bisannuels, mensuels, hebdomadaires et journaliers. Le fonctionnement du Bullet Journal invite à une migration des tâches non effectuées en fonction du temps disponible et des priorités. On y trouve comme un petit air de Plan Global de Prévention et de Plan Annuel d’Actions… à moins que ce soit l’inverse et que le Bullet Journal vous inspire pour rendre ces outils du Système Dynamique de Gestion des Risques encore plus performants.

Une vue dégagée

Le Bullet Journal prévoit une « feuille de route futur » destinée à prévoir nos objectifs pour les 6 prochains mois. La durée de cette feuille de route peut être adaptée en fonction de vos besoins et du rythme de l’entreprise, par exemple si une grosse intervention de maintenance est planifiée tous les 4 mois.

Il y a bien sûr une multitude de chemins pour définir nos objectifs. Il est possible de partir du point de vue de la situation actuelle et de projeter des objectifs. Un autre moyen, qui peut d’ailleurs être complémentaire, est de visualiser la situation telle qu’elle devra être à l’échéance (6 mois, 4 mois, un an,…) et en partant de ce point de vue futur, d’établir un rétro-planning en planifiant les objectifs adéquats.

Il est intéressant de prévoir des pages dynamiques dédiées aux objectifs : mind mapping, code couleurs, etc. Vous pourrez ainsi visualiser aisément les directions prises par votre Bullet Journal et l’avancement de vos projets.

– Des listes, encore des listes : un des intérêts du Bullet Journal est de regrouper en un seul outil l’agenda ainsi que les milles et un(e)s « to do list », Post-it, check-list, liste de livres, liste d’activités, liste de souhaits ou d’objectifs, etc.

Parmi ces listes, une mention spéciale pour les « collections » proposées par le Bullet Journal. Le site les présente comme étant « un endroit pour tout, où tout est à sa place ». Le but étant encore une fois d’avoir une vision claire et efficace de la gestion de votre temps, de vos objectifs et de ce à quoi vous consacrez réellement votre temps au quotidien.

La vidéo de présentation du concepteur est disponible via l’adresse https://youtu.be/fm15cmYU0IM. Il s’agit de la vidéo de présentation de base, très sobre et qui présente les bases du Bullet Journal. Pour aller plus loin, vous pouvez visiter le site officiel de Ryder Carroll (www.bulletjournal.com) ou voguer au gré des moteurs de recherche et des vidéos en ligne, elles sont disponibles à profusion.2016-11-12-150-bullet-6-light

Les embûches à anticiper

– Un des objectifs centraux des agendas est la gestion du temps… Soyez donc réaliste dès la conception. S’il est évident que plus votre Bullet Journal sera personnalisé et adapté, plus son utilisation sera performante, il est tout aussi manifeste que la réalisation de votre Bullet Journal ne doit pas engloutir la moitié de votre mois de décembre (ou de janvier pour ceux qui travaillent leur procrastination…).

– Lors de la création de votre Bullet Journal, identifiez aussi les obstacles propres à votre activité : poids et taille de votre agenda si vous souhaitez l’avoir sur vous en permanence, confidentialité du contenu, règles spécifiques d’hygiène à respecter, etc.

– Certains freins seront davantage mentaux ou sociaux : absence d’attrait pour l’écriture, pour la « paperasse », sentiment d’inconfort ou de contrôle par rapport à l’enregistrement des activités, impression de « faire » les tâches deux fois lorsqu’il faut les enregistrer après les avoir réalisées, préférences cognitives, etc.

– A l’image des équipements de protection, votre agenda doit être un atout pour vous, et non une source de stress. Dans son utilisation il importera donc d’être pragmatique, votre Bullet Journal sera à votre image, n’en faites donc pas le monstre du Loch Ness….

Vos « plus » à vous

Une seule question pour la partie bonus, une question que nous devrions certainement nous poser beaucoup plus souvent : « Qu’est-ce qui me fait du bien à moi ? ».

Du détail pratique à l’illustration en passant par un message motivant, laissez votre imagination prendre les rennes (en plus c’est de saison  …). Suggestions :

– Une section « visite des lieux de travail » incluant un encart pour les tâches à planifier,

– Des illustrations de prévention (cf. agenda Vidyas-Graphito), des messages inspirants, des citations, des photos,…

– Un marque-page multiple,

– Certains agendas créatifs proposent une pochette collée sur la couverture intérieure pour vous permettre d’y glisser de manière fixe certains papiers,

Nous pourrions faire un parallèle avec l’embellissement des lieux de travail. Nombre d’entre nous sont si souvent plongés dans leur(s) agenda(s) que par extrapolation, nous pourrions parler « d’embellissement des agendas ».2016-11-12-150-bullet-8-light

Happy 2017 !

Mettre en place un outil de planification, de gestion des tâches à effectuer, de support et de motivation, c’est déjà un grand pas d’accompli. Ensuite, il reste à l’utiliser… Quels seront les facteurs clefs qui nous pousseront à utiliser spontanément notre agenda sur mesure toute l’année ? La réponse est la même que pour le port des équipements de Protection Individuelle : quel qu’il soit, si cet agenda est efficace et agréable, son utilisation sera naturelle.

Sylvie Rossenfosse